Het klinkt als een droom: je opent je mailbox – thuis, op het werk, op je telefoon – en je hebt geen mails in je inbox staan. Leeg! Je kan je beginnen focussen op al die andere taken. Een droom? Nee hoor, mij lukt het elke dag. En ik zal eens iets zeggen: eigenlijk is het belachelijk eenvoudig.
Ik verklapte al eerder mijn gouden tip om productiever te zijn en in die post sprak ik over het Inbox Zero principe. Toen was ik daar zelf nog maar net mee gestart. Ondertussen zijn we een tijdje verder, en kan ik zeggen dat – voor mij althans – de techniek goed werkt. Zo goed dat mijn stressniveau zelfs wat neer beneden is gegaan. Hoog tijd dus om mijn tips met jullie te delen!
Opmerking: Er zijn verschillende interpretaties van Inbox Zero. Hieronder licht ik mijn werkwijze toe. Dit is niet noodzakelijk de standaard of beste manier. Het is mijn manier en voor mij werkt het. Hopelijk voor jou ook 🙂
Wat is Inbox Zero?
Inbox Zero is een werkwijze om – rarara – je inbox steeds leeg te maken. Leeg, als in geen e-mails in je inbox, of je ze nu gelezen hebt of niet. Het gaat hier dus wel – voor alle duidelijkheid – enkel over je inbox: andere mappen in je algemene mailbox zullen wel nog e-mails bevatten. Het puur verwijderen of archiveren van mails om die teller op 0 te krijgen is dus niet de bedoeling. Het gaat om het filteren van e-mails en jezelf snel ontdoen van al die berichten waarmee je toch niets bent.
Opmerking: de meeste mailsystemen zijn zo opgebouwd dat ze Inbox Zero gemakkelijk toelaten. Gmail bijvoorbeeld is hier uitermate geschikt voor.
Archiveren
Geef toe: hoeveel e-mails krijg jij op een dag binnen die FYI – for your information – zijn? Je moet ze lezen, maar verder verwacht men niet dat jij iets doet. Heel waarschijnlijk laat je deze berichten geopend in je mailbox staan. En dan begint de chaos: want ergens staat er ook nog een mail tussen waar je wel iets mee moet doen. Ken je het verhaal van de naald en de hooiberg?
Door ze te laten staan geven deze mails een gevoel van drukte omdat je ze steeds blijft zien. FYI-mails moet je gewoon onmiddellijk archiveren (je kan ze hierdoor wel nog gemakkelijk terugvinden) wanneer je ze gelezen hebt. Dat is de eerste stap naar een legere mailbox en deze werkwijze gaat meteen het grootste verschil maken.
Delegeren
Krijg je een vraag binnen die eigenlijk niet voor jou is maar voor een collega? Of waar je het antwoord gewoon niet op weet? Dan moet je deze niet in je inbox laten staan met de gedachte ‘ik zie nog wel wat ik er mee doe’. Nee, stuur dit meteen door naar een collega van wie je weet of denkt dat hij/zij dit wel kan oppakken. En daarna de desbetreffende mail niet vergeten te archiveren.
Beantwoorden
Dan komen we nu bij de e-mails waarmee je wel iets moet doen. Vaak krijg je kleine vragen binnen waarvan je het antwoord kan vinden of opzoeken op pakweg 2 minuten. Doe dit dan meteen als je de e-mail hebt gelezen. Waarom zou je wachten? Jij hebt toch ook graag een snel antwoord op je vraag?
Hetzelfde met meetingaanvragen. Laat deze niet zomaar in je mailbox ophopen. Maar bevestig onmiddellijk of sla de uitnodiging vriendelijk af. Voor dit soort kleine e-mails kan je enkele momenten per dag voorzien dat je deze onmiddellijk verwerkt. En zo gaat die teller waar wat meer richting die nul.
Actie ondernemen
Natuurlijk zijn er ook mails die meer dan 2 minuten werk vragen. Deze kan je dus niet zomaar beantwoorden en archiveren. Zet die nieuwe taak onmiddellijk op je planning. Je kan dan de verzender ook al antwoorden tegen wanneer hij het geleverde werk mag ontvangen.
Maar dan staat die mail nog in je inbox, en dat kan voor stressgevoel zorgen. Maak hiervoor een actiemap aan. Eigenlijk is een actiemap de enige map die je moet hebben in je mailbox. Veel mensen maken mappen per thema of project aan. Dat is niet verkeerd, maar het biedt op zich ook geen meerwaarde. In de actiemap sleep je mails waarmee je nog iets moet doen, maar daar op dit moment geen tijd voor hebt. Dit kunnen ook nieuwsbrieven of andere zaken zijn die je nog moet lezen (ook dat is een actie). Heb je een mail behandeld, dan archiveer je opnieuw.
Op naar een lege inbox…
Elke mail die je ontvangt komt in aanmerking voor deze vier acties: lezen en archiveren, delegeren, meteen antwoorden of in de actiemap stoppen. Als je dit proces doorloopt dan is je inbox na elke filterbeurt leeg. Om je werk te plannen moet je dan alleen nog rekening houden met die actiemap en al snel zul je merken dat dit betrekkelijk minder e-mails zijn dan al die binnenkomende ’troep’.
Hoe hou jij je mailbox overzichtelijk?
