Productiviteit Archieven

Over onze drang naar optimalisatie en non-fictie

11 oktober 2020goanneliesLeave a comment

Ik las afgelopen week een interessante opinie in De Volkskrant. Over hoe jongeren nog altijd willen lezen en het een nuttige bezigheid vinden, maar het toch steeds minder doen.

Eigenlijk gaat het artikel niet eens over lezen, maar over hoe de maatschappij erop gericht is om elke minuut productief door te brengen. En hoe daardoor fictie als minderwaardig wordt gezien. Het zijn non-fictie boeken boordevol productiviteits- en zelfhulptips of die de volledige geschiedenis van de mensheid samenvatten, die de bestsellerlijstje toppen en op ieders koffietafel prijken.

Ik hoorde een collega ooit zeggen dat hij enkel non-fictie leest omdat fictie lezen volgens hem tijdverspilling is. Maar eigenlijk leest hij amper, zelfs non-fictie. Want hoe we het ook draaien of keren: non-fictie vraagt wel heel wat mentale ruimte van onszelf en dat is niet simpel in een wereld vol vluchtige Whatsappjes en podcasts die we proberen te combineren met andere zaken om toch maar geen minuut verloren te laten gaan.

En dus luidde het advies van het artikel als volgt ‘Wat je moet hebben gelezen? Niks, als je maar niet stopt met lezen. Als je maar gestaag doorleest, kom je alles wel een beetje tegen.’

Of hoe je meer kan leren van 30 stationsrommantjes op een jaar dan van twee bestseller non-fictieboeken. Fictie heeft de kracht je mee te slepen en in de schoenen van een personage te plaatsen. Dat zorgt voor empathie en onbewust steek je daar heel wat van op.

Het gaat niet om wat je leest, als je maar leest. En dat is waar het misloopt bij de jeugd. Als ze dan eindelijk tijd hebben gevonden om te lezen, willen ze iets waardevols lezen. Iets waarmee ze kunnen uitpakken. En dan raken ze niet verder dan de eerste hoofdstukken in dat klassieke werk van Dostoyevsky of blijkt ‘not giving a fuck’ toch eerder vol holle clichés te zitten dan ‘lifechanging’ te zijn.

Ik ben zelf al eens in de val getrapt. Wanneer dat knagende gevoel dat ik meer non-fictie moet lezen weer de kop opsteekt. Al die historische avonturenverhalen, allemaal goed en wel. Maar moet ik eens niet echt iets bijleren? Dus dan kocht ik non-fictieboeken. Om ze nooit open te slaan. Of om ze teleurgesteld dicht te slaan als ik toch aan het einde ben geraakt.

Ik lees graag omdat het me uit de realiteit van de dag haalt. Want in die realiteit draait alles al rond productiviteit. We zijn gewoon voorgeprogrammeerd om artikels aan te klikken die ons de beste tips en hacks beloven. En dus verkopen de bijhorende boeken ook. Maar of ze mensen nu echt het plezier geven om te lezen, daar twijfel ik zwaar aan.

We leven in een wereld waarin de zoektocht naar optimalisatie het plezier doodt. Alles moet sneller en beter. Maar plezier en vertragen zijn nu net grote voordelen van lezen. Dat boek moet niet uitgelezen zijn in 4 uur zoals onze e-reader voorspelt. En dat moeten we onze jongeren ook meegeven. Laat hen die chicklit lezen of dat fantasyboek met die rare cover. Als ze maar lezen.

Het maakt niet uit wat je leest, zolang je maar leest.

Lees jij vaak non-fictie?

In vier stappen naar een lege inbox

22 januari 2017goanneliesLeave a comment

Het klinkt als een droom: je opent je mailbox – thuis, op het werk, op je telefoon – en je hebt geen mails in je inbox staan. Leeg! Je kan je beginnen focussen op al die andere taken. Een droom? Nee hoor, mij lukt het elke dag. En ik zal eens iets zeggen: eigenlijk is het belachelijk eenvoudig.

Ik verklapte al eerder mijn gouden tip om productiever te zijn en in die post sprak ik over het Inbox Zero principe. Toen was ik daar zelf nog maar net mee gestart. Ondertussen zijn we een tijdje verder, en kan ik zeggen dat – voor mij althans – de techniek goed werkt. Zo goed dat mijn stressniveau zelfs wat neer beneden is gegaan. Hoog tijd dus om mijn tips met jullie te delen!

Opmerking: Er zijn verschillende interpretaties van Inbox Zero. Hieronder licht ik mijn werkwijze toe. Dit is niet noodzakelijk de standaard of beste manier. Het is mijn manier en voor mij werkt het. Hopelijk voor jou ook 🙂

Wat is Inbox Zero?

Inbox Zero is een werkwijze om – rarara – je inbox steeds leeg te maken. Leeg, als in geen e-mails in je inbox, of je ze nu gelezen hebt of niet. Het gaat hier dus wel – voor alle duidelijkheid – enkel over je inbox: andere mappen in je algemene mailbox zullen wel nog e-mails bevatten. Het puur verwijderen of archiveren van mails om die teller op 0 te krijgen is dus niet de bedoeling. Het gaat om het filteren van e-mails en jezelf snel ontdoen van al die berichten waarmee je toch niets bent.

Opmerking: de meeste mailsystemen zijn zo opgebouwd dat ze Inbox Zero gemakkelijk toelaten. Gmail bijvoorbeeld is hier uitermate geschikt voor.

Archiveren

Geef toe: hoeveel e-mails krijg jij op een dag binnen die FYI – for your information – zijn? Je moet ze lezen, maar verder verwacht men niet dat jij iets doet. Heel waarschijnlijk laat je deze berichten geopend in je mailbox staan. En dan begint de chaos: want ergens staat er ook nog een mail tussen waar je wel iets mee moet doen. Ken je het verhaal van de naald en de hooiberg?

Door ze te laten staan geven deze mails een gevoel van drukte omdat je ze steeds blijft zien. FYI-mails moet je gewoon onmiddellijk archiveren (je kan ze hierdoor wel nog gemakkelijk terugvinden) wanneer je ze gelezen hebt. Dat is de eerste stap naar een legere mailbox en deze werkwijze gaat meteen het grootste verschil maken.

Delegeren

Krijg je een vraag binnen die eigenlijk niet voor jou is maar voor een collega? Of waar je het antwoord gewoon niet op weet? Dan moet je deze niet in je inbox laten staan met de gedachte ‘ik zie nog wel wat ik er mee doe’. Nee, stuur dit meteen door naar een collega van wie je weet of denkt dat hij/zij dit wel kan oppakken. En daarna de desbetreffende mail niet vergeten te archiveren.

Beantwoorden

Dan komen we nu bij de e-mails waarmee je wel iets moet doen. Vaak krijg je kleine vragen binnen waarvan je het antwoord kan vinden of opzoeken op pakweg 2 minuten. Doe dit dan meteen als je de e-mail hebt gelezen. Waarom zou je wachten? Jij hebt toch ook graag een snel antwoord op je vraag?

Hetzelfde met meetingaanvragen. Laat deze niet zomaar in je mailbox ophopen. Maar bevestig onmiddellijk of sla de uitnodiging vriendelijk af. Voor dit soort kleine e-mails kan je enkele momenten per dag voorzien dat je deze onmiddellijk verwerkt. En zo gaat die teller waar wat meer richting die nul.

Actie ondernemen

Natuurlijk zijn er ook mails die meer dan 2 minuten werk vragen. Deze kan je dus niet zomaar beantwoorden en archiveren. Zet die nieuwe taak onmiddellijk op je planning. Je kan dan de verzender ook al antwoorden tegen wanneer hij het geleverde werk mag ontvangen.

Maar dan staat die mail nog in je inbox, en dat kan voor stressgevoel zorgen. Maak hiervoor een actiemap aan. Eigenlijk is een actiemap de enige map die je moet hebben in je mailbox. Veel mensen maken mappen per thema of project aan. Dat is niet verkeerd, maar het biedt op zich ook geen meerwaarde. In de actiemap sleep je mails waarmee je nog iets moet doen, maar daar op dit moment geen tijd voor hebt. Dit kunnen ook nieuwsbrieven of andere zaken zijn die je nog moet lezen (ook dat is een actie). Heb je een mail behandeld, dan archiveer je opnieuw.

Op naar een lege inbox…

Elke mail die je ontvangt komt in aanmerking voor deze vier acties: lezen en archiveren, delegeren, meteen antwoorden of in de actiemap stoppen. Als je dit proces doorloopt dan is je inbox na elke filterbeurt leeg. Om je werk te plannen moet je dan alleen nog rekening houden met die actiemap en al snel zul je merken dat dit betrekkelijk minder e-mails zijn dan al die binnenkomende ’troep’.

Hoe hou jij je mailbox overzichtelijk?

Mijn gouden tip om productiever te zijn

20 november 2016goanneliesLeave a comment

Vandaag trap ik een reeks werkgerelateerde artikelen af om meer uit je carrière te halen. Want of je het nu wilt of niet, je brengt heel wat tijd door op je werkplek. In mijn geval is dat 40 uur (of meer) per week. Misschien heb je wel een bepaalde droombaan waar je naar toe werkt of wil je net als ik gewoon constant uitgedaagd blijven worden en bijleren. Genoeg stof tot na denken!

Productiviteit, er is al zoveel over geschreven en het boeit me enorm. Je hebt namelijk maar een beperkte tijd voor een bepaalde taak (zeker in een agency) dus wil ik die zo efficiënt mogelijk invullen. En eerlijk? Daar heb ik nog zoveel te leren! Ik werk wel al zeer succesvol volgens het inbox zero principe (misschien moet ik daar eens een aparte post aan wijden), waardoor mijn mailbox niet overstroomt en overzichtelijk blijft. Maar verder gaat mijn productiviteit met ups en downs.

En dus vind je op het internet duizenden lijstjes met tips om productiever te werken. Een goede planning doet al veel, maar dan mag je niet te veel tijd in die planning steken natuurlijk. Ook andere clichés passeren de revue: elk uur een pauze nemen, gezond eten, voldoende slapen,… Is het echt zo simpel?

Ja, Ik denk dat het eenvoudig is! Ik geloof dat alles begint met jezelf te kennen en je werkschema af te stemmen op je persoonlijkheid. Daarvoor moet je wel het antwoord kennen op de volgende drie vragen. Maar als je beschikt over een grondige portie zelfkennis is dat piece of cake!

Op welke momenten van de dag ben je het meest geconcentreerd?

Pas daar dan je werkschema aan aan. Ikzelf ben de eerste uren van de voormiddag het meest productief, en dus begin ik voor half 9 te werken. In de namiddag krijg ik een serieuze dip rond 3 uur, maar dan bijt ik even door en kan ik twee later naar huis. Want na 5 uur gaat mijn aandacht sterk naar beneden en moet je mij niet veel meer vragen (behalve wat ik wil eten ^^). Jezelf kennen en je werkritme daaraan aanpassen is dus de eerste stap.

Welke taken stel jij uit?

Met andere woorden, waar heb jij een broertje aan dood? Zet deze taken als eerste in de agenda. Dat is het idee van Eat that frog. Een kikker ziet er niet aantrekkelijk uit, maar toch zal je hem moeten opeten. Doorbijten dus! Opnieuw, dit is voor iedereen anders, dus pas je planning daar aan aan.En als op termijn blijkt dat een bepaalde taak je echt niet ligt, communiceer hier dan duidelijk over met je collega’s/baas. Je takkenpakket is heus wel bespreekbaar!

Hoeveel tijd heb je nodig voor een bepaalde taak?

De moeilijkste vraag uit het rijtje, maar misschien wel de belangrijkste. We hebben namelijk allemaal de neiging om onszelf te overschatten. En dus zetten we veel op onze dagplanning. Te veel. Want denk eens na hoeveel taken je elke dag verzet naar morgen omdat je er niet tot toe gekomen bent? Krijg jij daar ook zo’n stress van? Weten wat je aankan binnen welke tijd zorgt voor een realistische planning. Zet naast die ene vervelende job dus ook 1 à 2 grotere klusjes op je lijstje. En hou zeker tijd vrij om je mailbox na te kijken en voor ad hoc taken die er ineens tussen komen (want geef toe dat gebeurt elke dag). En ben je vroeger klaar, dan begin je toch gewoon aan je taken van morgen!

Met andere woorden maak die planning, maar hou hierbij rekening met je ideale werkritme, die vervelende maar belangrijke opdracht én de effectieve tijd die je nodig hebt om iets kwalitatief af te leveren. Productiviteit en plannen begint dus bij jezelf te kennen. Dat is mijn gouden tip!

Hoe stel jij je planning op?