Het is een dankbaar onderwerp in blogland. Je werkroutines, handige tools en apps delen met je lezers. Ik zag het onder andere bij Evi en ook Talitha deed een gastblog bij Evi waarin ze haar werkroutines deelt. Eigenlijk is het vooral iets waar ik zelf nog niet vaak heb over nagedacht dus leek het me wel eens een uitdaging om dit op een rijtje te zetten.
How I work
- Huidige job: online marketeer (dat is toch mijn jobtitel, eigenlijk doe ik nog veel meer dan dat ^^) bij het webbureau Statik.
- Huidige Smartphone: door omstandigheden een Nexus 5X, maar ik ben vooral fan van de budgettoestellen van Huawei. Kwaliteit zonder dat je je blut hoeft te betalen.
- Huidige laptop: Macbook Pro van het werk. Het enige Appletoestel dat ik in huis heb (en dat is oké).
Zonder welke apps/tools/software kun jij niet werken en waarom?
Google Calendar gebruik ik uiteraard voor afspraken en af te stemmen met collega’s, maar eigenlijk gebruik ik het ook voor mijn eigen planning. Collega’s durven al eens klagen dat er veel in de agenda staat, maar eigenlijk zijn dat soms ook gewoon werkblokken om iets gedaan te krijgen. Niet doorvertellen hé, anders plannen ze mijn tijd vol met meetings ;).
En verder ook wel de rest van de Google bazaar: Drive voor bestanden, Photos gebruik ik privé heel vaak. Google docs, sheets en slides zijn super handig en zorgen ervoor dat Word en Excel nooit meer in huis komen (klanten die nog wel in Word werken en waarvan ik de documenten dus niet kan openen zijn de nagel aan mijn doodskist grr). En mijn G-mail waar ik inbox zero op toepas. We gebruiken op het werk ook nog een programma voor gedeelde mailboxen van waaruit ik vaak mail. Maar ik haat dat programma (echt een grote haat!), dus laat ik die mails ook toekomen in mijn persoonlijke van waaruit ik alles beheer. Maar voor het archief is zo’n gedeelde mailbox natuurlijk handig, bij vertrek of verlof van een collega.
Voor het bloggen gebruik ik de WordPress app op mijn telefoon en blogs volgen doe ik op Bloglovin of diezelfde WP app. Met het instellen van mijn nieuwe gsm heb ik het aantal apps bewust beperkt gehouden. Waardoor ik enkel de standaard social media shizzle actief gebruik. Zelfs Snapchat staat er ondertussen niet meer op. Misschien word ik toch nog volwassen.
Ik ben wel aan het experimenteren met Google Keep voor notities. Tot nu toe vind ik het vooral heel handig dat je notities makkelijk kan delen of de teksten kan verzenden naar een andere app. Sowieso de beste notitieapp die ik al geprobeerd heb!
Hoe ziet je bureau uit?
We hebben op het werk twee lange tafels in onze open office. En in ons team heerst er sinds kort de regel van clean desk en flex desk wat wil zeggen dat je ’s avonds je spullen opbergt en je bureau leegmaakt. Ik doe mee aan het opruimen, maar kies toch meestal hetzelfde plaatsje uit. Ben er best aan gehecht om mijn spulletjes en kastje bij mij te hebben. Maar ik functioneer an sich op elke plek, of dat maak ik mezelf toch graag wijs.
Ik heb een pennenhouder, fake cactusplantje en een knuffelmascotte van een veldritploeg op mijn bureau staan voor de gezelligheid. Meer niet eigenlijk. Er liggen vaak ook papieren all over the place en mijn uitgelezen bibboeken zwerven rond. Maar zoals ik al zei: dat proberen we te verminderen met onze clean desk policy.
Thuis schrijf ik nog zelden aan mijn schoolbureau op de kamer, zeker in de zomer. Vaak blog ik vanuit mijn bed, de zetel of aan de keukentafel.
Wat is je beste tijdbesparende shortcut/lifehack?
Jezelf kennen en weten wanneer je wel/niet productief bent bespaart sowieso tijd. Verder kan ik me echt ergeren wanneer ik een collega iets vraag dat 2 seconden duurt en ik ze dat op hun online to-do-list app zie zetten. Euhm ik vraag het nu? Doe dat even gewoon. Ik geloof dat je zaken die maar 2 minuten duren best meteen doet, dan zijn ze uit je systeem en van je lijstje. Dat geeft meer rust. Alleen oppassen dat je niet heel de dag door kleine dingen aan het doen bent, dan blijven de grote taken liggen. Met dat laatste struggle ik wel soms, want als mensen aan mijn bureau komen staan heb ik de neiging om alles te laten vallen en hen verder te helpen. En er zijn dagen dat ik veel volk zie.
Wat is je favoriete to do list manager?
Pen en papier. Echt al die apps die ik al geprobeerd heb… Het werkt niet voor mij. Aan de mailtjes die ik in mijn actionmap laat staan hangen meestal ook een to do vast dus dat geeft een goed beeld. En verder zet ik to do’s vaak ook in mijn agenda.
Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?
Euhm de radio in mijn auto? Nee serieus, eigenlijk niet. Ik ben verknocht aan die smartphone en laptop maar dat is het zo wel. Geen tablet, geen fitbit, andere sporttrackers of weet ik veel wat.
In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?
Veel projecten tegelijk managen. Het was van moetes de laatste maanden. En het geheim is gewoon: rustig blijven en prioriteiten stellen.
En eerlijk duurt het langst. Ik probeer in meetings nooit een mooier plaatje te schetsen dan wat realistisch is. Kunnen we een mooier plaatje creëren op het einde van het verhaal? Zoveel te beter. Underpromise, overdeliver. Ik ben ook vrij direct en ook dat wordt geapprecieerd door de klant. Ik denk dat ik best goed ben in het uitbouwen van een langetermijnrelatie met een klant. Vertrouwen kweken. En dat vind ik ook echt heel fijn. Soms moet je dan beslissingen nemen die op korte termijn weinig opleveren, maar op lange termijn voor iets moois kunnen zorgen. En ik krijg gelukkig de vrijheid ‘van boven’ om die zaken zelf in handen te nemen. Ik doe eigenlijk mijn eigen goesting wat op mijn leeftijd best uniek is.
Waar luister je naar terwijl je werkt?
De gekke uitspraken van collega’s en het lawaai op de speelplaats naast ons kantoor. Ja, je hoort het (pun intended), ik zet geen muziek op en ook geen hoofdtelefoon. Ik ben graag in de sfeer van het kantoor. Zij het een rustige dag waarop iedereen geconcentreerd is (het kan soms echt stil zijn bij ons). Zij het een rumoerige vrijdag. Meegaan met de flow. En ja, sommige dagen kan ik daar wat minder tegen (wanneer ze op de speelplaats kinderen een blokfluit geven bijvoorbeeld), dan zal ik me wel terug trekken. Of heel hard zagen daarover ^^.
Wat ben je op dit moment aan het lezen?
The three musketeers van Alexandre Dumas. Een klassieker vol ironie. I like!
Ben je eerder een introvert of een extrovert?
Ik ben duidelijk een introvert. Al zit ik ergens naar het midden toe op de schaal. Ik kan mezelf dus heel erg pushen naar extravert, wat zeker van pas komt in mijn klantgerichte job. En introverten zijn naar het schijnt betere verkopers omdat ze meer vertrouwen wekken bij (potentiële) klanten. Ik heb die introverte kant dus helemaal aanvaard en ben ervan overtuigd dat het me helpt in mijn job.
Hoe ziet je slaaproutine eruit?
Ik probeer voor 23u in bed te liggen, elke dag. Dat is zowat de enige routine die ik heb. Dat en wat hersenloos scrollen op mijn telefoon. Ik weet het, het is slecht om dat te doen. Blauw licht enzo. Maar ik kan het niet laten. Verder ben ik best een goede slaper, tenzij in stressperiodes, dan duurt het al eens wat langer voor ik de slaap vat.
Wat is het beste advies dat je ooit kreeg?
Fake it till you make it. Klinkt hard. Maar je kan echt meer dan je denkt. Het maakt echt niet uit of het de eerste keer is dat je dit doet. Laat dat gewoon niet merken en doe wat jij denkt dat goed is. En dan komt alles meestal effectief goed. Iedereen expert weet je wel.
Is er iets dat je hieraan wilt toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers?
Doe iets met passie en overtuiging of begin er niet aan.
En help elkaar. Wat betreft hulp vragen: kijk eerst even zelf of je er niet uitkomt (niets zo hatelijk als mensen die nooit zelf iets uitzoeken). Zo niet vraag dan zeker hulp. Blijven zitten met een probleem helpt niemand verder en zorgt op lange termijn sowieso voor meer problemen. En als je uitleg krijgt maar het dan nog niet begrijpt. Dat is niet erg. Durf dat toegeven. Want opnieuw: het helpt je geen zak verder als je dankuwel zegt en dan nog even vast zit als 10 minuten eerder. Wees niet te mooi om iemand aan de arm te trekken. Dat heb ik echt moeten leren.
Wat zijn jouw werkroutines? En zijn er apps of gadgets die ik echt moet leren kennen?